Firmanıza Özel Yazılım Geliştirme ve Kurumsal Çözümler

Siparişler bir Excel dosyasında, stok başka bir tabloda, faturalar muhasebe programında duruyorsa, işletmeniz büyüdükçe bu dosyaları birbirine bağlamak için harcanan zaman da büyür. İş akışınıza göre yönetim paneli, entegrasyon ve otomasyon geliştiriyoruz; elle yapılan işi sisteme, dağınık veriyi tek bir veritabanına taşıyoruz.

Çalışma biçimimizin iki ayırt edici yanı var. Teklifte her kalem ayrı satırda yazılır, böylece neyin geliştirileceğini kod yazılmadan önce görürsünüz. Proje bittiğinde de kaynak kodu ve veritabanı size teslim edilir; yazılım bize bağlı kalmaz.

Hangi sürecin sizi yavaşlattığını yazın, çözümü ve teklifi birlikte çıkaralım.

Tanıdık geliyorsa

Özel yazılıma ihtiyaç duyan işletmeler genellikle bunu bir programın eksikliğinden değil, gündelik işlerin içindeki tekrarlardan fark eder. Aşağıdaki durumlardan birkaçı sizin için de geçerliyse, sorun çalışanlarınızda değil, kullandığınız araçlarda olabilir:

• Aynı veri iki ayrı programa elle giriliyor.
• Aylık rapor, farklı dosyalardan kopyalanıp elle birleştiriliyor.
• Satış ve muhasebe ekipleri aynı müşteri için ayrı tablolar tutuyor.
• Para ödediğiniz hazır programın yarısı kullanılmıyor, eksik kalan yarısı Excel'le tamamlanıyor.
• Süreci bilen tek kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında iş duruyor.

Bu belirtilerin ortak noktası, işin bir kısmının sistemde değil insanların hafızasında ve elinde yürümesi. Her elle giriş bir hata ihtimali, her elle birleştirilen rapor saatlerce süren bir iş demek. Özel yazılım bu tekrarları ortadan kaldırmak için geliştirilir, işinizi yazılıma uydurmak için değil.

Tablo çoğu zaman işletme büyürken bozulur. Beş kişilik bir ekipte idare eden ortak bir tablo, yirmi kişiye ulaşıldığında herkesin farklı sürümünü tuttuğu bir karmaşaya dönüşür. Hangi dosyanın güncel olduğunu sormak, işin kendisinden daha çok zaman almaya başlar.

Ne geliştiriyoruz

Geliştirdiğimiz yazılımlar, işletmenizin bugün elle ya da birbirinden kopuk programlarla yaptığı işlerin karşılığıdır. Her biri sizin iş akışınıza göre çizilir; hazır bir modülün adını değiştirip teslim etmek değil, ekranların işinizin sırasına göre kurulmasıdır. En sık geliştirdiğimiz beş çıktı şunlar:

• Yönetim paneli: Sipariş, stok, müşteri ve personel bilgilerinin tek ekrandan izlendiği, her kullanıcının yalnızca yetkili olduğu bölümü gördüğü bir panel.
• Üretim takibi: Bir siparişin hangi istasyonda, hangi aşamada olduğunun ve ne zaman tamamlanacağının anlık görüldüğü takip sistemi.
• Bayi veya müşteri portalı: Bayilerinizin kendi fiyat listesini görüp sipariş verdiği, müşterilerinizin sipariş durumunu telefonla aramadan takip ettiği bir giriş alanı.
• Sistemler arası veri köprüsü: Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi muhasebe programınızla e-ticaret sitenizin veya yönetim panelinizin verilerini otomatik eşitleyen entegrasyon.
• Otomasyon: Her sabah elle hazırlanan raporun kendiliğinden oluşup ilgili kişilere e-postayla gitmesi, stok belirli bir seviyenin altına düşünce satın almaya bildirim gönderilmesi gibi tekrarlayan işlerin sisteme devredilmesi.

Bu çıktılar çoğu zaman birlikte geliştirilir. Örneğin bir bayi portalı, siparişleri yönetim paneline, oradan da muhasebe programına aktaran bir köprüyle birlikte anlam kazanır. Teklif aşamasında hangi parçanın gerçekten gerektiğini, hangisinin sonraya bırakılabileceğini birlikte ayırırız. Yazılımın müşterilerinize açılan bir yüzü de olacaksa, kurumsal web sitesi ve e-ticaret hizmetlerimizle aynı proje içinde planlanabilir.

Bazı ihtiyaçlar için özel geliştirme gerekmez, hazır bir altyapının üzerine kurulan çözüm yeterli olur. Bu ayrımı hazır çözüm ile özel yazılımı karşılaştırdığımız yazıda ayrıntılı anlattık.

Analizden devreye almaya

Bir yazılım projesinin en pahalı hatası, yanlış şeyin doğru şekilde yazılmasıdır. Bu yüzden kod yazmaya mevcut iş akışınızı anlamadan başlamıyoruz. Proje altı adımda ilerler:

1. Mevcut akışın çıkarılması. İşin bugün kim tarafından, hangi dosyada, hangi sırayla yapıldığını ekibinizle birlikte çıkarırız. Sizden beklenen: süreci gerçekten yürüten kişilerin bu görüşmelere katılması.
2. Prototip üzerinde onay. Ekranlar, çalışan bir yazılım yazılmadan önce tıklanabilir bir prototip olarak hazırlanır ve sizin onayınıza sunulur.
3. Geliştirme. Onaylanan prototip çalışan bir yazılıma dönüşür. Geliştirme bölümler halinde ilerler, tamamlanan bölümleri sizinle paylaşırız.
4. Gerçek veriyle test. Yazılım örnek verilerle değil, kendi siparişleriniz, ürünleriniz ve müşterilerinizle denenir. Gerçek veride ortaya çıkan istisnalar bu aşamada yakalanır. Sizden beklenen: test için örnek bir dönemin verilerini paylaşmanız.
5. Devreye alma ve eğitim. Mevcut verileriniz yeni sisteme aktarılır, kullanıcılar rollerine göre eğitilir ve sistem kullanıma açılır.
6. Destek dönemi. Kullanımın ilk döneminde çıkan hatalar ve küçük düzenlemeler bu dönemde ele alınır. Süresi ve kapsamı teklifinizde yazılıdır.

Prototip adımı projenin en çok tasarruf ettiren adımıdır, çünkü ekranda yapılan bir değişiklik ucuz, yazılmış kodda yapılan değişiklik pahalıdır. Bir alanın yeri, bir onay adımının sırası ya da bir raporun içeriği prototipte birkaç dakikada değişir; aynı değişiklik geliştirme bittikten sonra günler alabilir.

Geliştirmenin bölümler halinde ilerlemesi de aynı amaca hizmet eder. Tamamlanan her bölümü kullanıp görüş bildirdiğiniz için, projenin sonunda beklediğinizden farklı bir yazılımla karşılaşmazsınız. Sorun varsa, kodun küçük bir parçası yazılmışken fark edilir.

Kaynak kodu ve veri sizde kalır

Özel yazılımda en az konuşulan konu, proje bittiğinde yazılımın kime ait olduğudur. Kaynak kodu geliştiren firmada kalırsa, en küçük değişiklik için bile o firmaya bağlı kalırsınız. Firma kapanırsa ya da yollarınız ayrılırsa, parasını ödediğiniz yazılımı geliştiremez hale gelirsiniz. Bizde teslim koşulları baştan bellidir:

• Kaynak kodu size teslim edilir.
• Veritabanı sizin adınıza açılan sunucuda çalışır, verileriniz sizin kontrolünüzdedir.
• Bizimle çalışmanız sona erse de sistem çalışmaya devam eder.
• Yazılımı başka bir ekip devralabilir; bunun için devralacak ekibin sistemi anlamasını sağlayan teknik dokümantasyon da teslim edilir.

Bu dört madde teklifinizde yazılı olarak yer alır. Bizimle çalışmaya devam etmeniz, yazılımın bize bağımlı olmasından değil, işi doğru yapmamızdan kaynaklanmalı.

Kaynak kodu ve verinin kimde kalacağı yazılı bir teklif için ihtiyacınızı anlatın.

Maliyeti ne belirler

Özel yazılımın maliyetini en çok belirleyen şey ekran sayısı değil, yazılımın konuşması gereken sistemlerin sayısı ve iş akışının içindeki istisnalardır. Basit görünen bir sipariş ekranı, arkasında üç farklı programla veri alışverişi yapıyorsa projenin en büyük kalemi o bağlantılar olur. Bu yüzden ekran sayısı aynı olan iki projenin maliyeti birbirinden çok farklı olabilir. Maliyeti belirleyen başlıklar şunlar:

• Sistemi kullanacak kişi sayısı ve farklı yetki rolleri
• Entegre edilecek sistem sayısı: muhasebe programı, e-ticaret sitesi, kargo firması, banka
• İş akışının karmaşıklığı: onay adımları, istisnalar, farklı ürün ya da müşteri tipleri
• Mevcut programlardan ve Excel dosyalarından taşınacak veri miktarı
• Sahada, tablet ya da telefondan mobil erişim ihtiyacı
• Raporlamanın derinliği: hazır özetler mi, filtrelenebilir ayrıntılı raporlar mı

Entegrasyonlarda belirleyici olan, karşı tarafın programının veri paylaşımına ne kadar açık olduğudur. Programınız hazır bir veri bağlantısı (API) sunuyorsa köprü kurmak daha kısa sürer; sunmuyorsa iş büyür. Bunu analiz aşamasında netleştirir, teklife ona göre yansıtırız. Devreye almadan sonraki bakım da ayrı bir kalem olarak teklifte yazılır, böylece yazılımın kurulum maliyetini de süregelen maliyetini de baştan görürsünüz.

Ödeme peşin alınır, çünkü analiz ve geliştirme ekibinin zamanı proje başında ayrılır. Teklifte her kalem ayrı satırda yazılıdır; proje sırasında kapsam dışı bir iş çıkarsa ek ücret oluşmadan önce size sorulur.

Hangi işi hangi programlarla yürüttüğünüzü yazın. Mevcut akışı görüp kapsamı çıkaralım.

Sık sorulan sorular

Proje ne kadar sürer, süreyi ne uzatır?

Süre, entegrasyon sayısına ve iş akışının karmaşıklığına göre değişir ve teklifinizde tarih olarak yazılır. Süreyi en çok uzatan iki şey, prototip onayının gecikmesi ve geliştirme başladıktan sonra kapsamın değişmesidir.

Geliştirme sırasında kapsam değişirse ne oluyor?

Her değişiklik talebi yazılı olarak değerlendirilir, süreye ve maliyete etkisi siz onaylamadan önce bildirilir. Onaylanan değişiklik takvime eklenir, onaylanmayan ise sonraki bir aşamaya bırakılabilir. Prototip adımı, bu değişikliklerin çoğunu geliştirme başlamadan yakalamak için vardır.

Mevcut programımdaki veriler aktarılabilir mi?

Evet. Excel dosyaları ve muhasebe programlarının dışa aktarım çıktıları yeni sisteme aktarılabilir. Aktarımdan önce tekrar eden kayıtlar ve eksik alanlar ayıklanır, böylece yeni sistem temiz veriyle başlar.

Destek ve bakım nasıl işliyor?

Devreye almanın ardından gelen destek döneminin süresi ve kapsamı teklifinizde yazılıdır. Bu dönem bittikten sonra bakımı bizimle sürdürebilirsiniz. Kaynak kodu ve dokümantasyon sizde olduğu için bu bir zorunluluk değil, tercihtir.

Ekibimiz kullanmayı öğrenebilecek mi?

Ekranlar sizin iş akışınızdan çıkarıldığı ve prototipte ekibinizle birlikte onaylandığı için, kullanıcılar sistemle ilk kez devreye alma gününde karşılaşmaz. Eğitimler kullanıcıların rollerine göre ayrı ayrı verilir; depo çalışanı kendi ekranını, yönetici kendi raporlarını öğrenir.