İşletmenizi Dijitale Taşırken Bütçe Planlaması Nasıl Yapılmalı?

İşinizi internete taşımaya karar verdiğinizde ilk aklınıza gelenlerden biri, bunun size kaça mal olacağıdır. Birkaç yerden fiyat alırsınız, rakamlar birbirinden çok farklı çıkar ve hangisinin neyi kapsadığını anlamak zorlaşır. Üstüne, ilk ödemeyi yaptıktan sonra her ay ya da her yıl gelen küçük faturalar eklenir.

Bu yazıda rakam vermeyeceğiz, çünkü doğru bütçe işletmenin büyüklüğüne ve ihtiyacına göre çok değişir. Bunun yerine bütçeyi hangi kalemlere ayırmanız, parayı hangi sırayla harcamanız ve teklifleri okurken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatacağız. Sonda kendi planınızı kontrol edebileceğiniz bir liste de var.

Bütçeyi tek bir rakam olarak düşünmenin sorunu

Birçok işletme sahibi dijital bütçeyi "site için ayırdığım para" diye tek kalem olarak düşünür. Site yapılır, para biter, sonra alan adı yenilemesi, hosting faturası ve bozulan bir form için çağrılan yazılımcı gelir. Bunlar plansız geldiği için her biri ayrı bir sürpriz gibi hissettirir.

Tersi de olur. Bütçenin tamamı ilk aya harcanır, site çok iyi görünür ama içerik yazacak, reklam deneyecek ya da çıkan bir sorunu düzeltecek para kalmaz. Altı ay sonra site, açıldığı günkü haliyle durmaktadır.

Bu yüzden bütçeyi bir toplam olarak değil, zamana yayılmış kalemler olarak planlamak gerekir.

Tek seferlik ve süren giderler

Bir kez ödenenler

Tasarım, sitenin kurulması, özel yazılım geliştirme ve ilk içeriklerin hazırlanması genellikle bir kez ödenir. Teklifte gördüğünüz büyük rakam çoğunlukla bu kısımdır. Ödemenin aşamalara bölünüp bölünmediğini ve hangi aşamada neyin teslim edileceğini de bu kalemde konuşun.

Her ay ya da her yıl ödenenler

Alan adı yenilemesi, hosting (sitenizin dosyalarının durduğu sunucu hizmeti), kurumsal e-posta, kullandığınız eklenti ve yazılım lisansları, varsa e-ticaret platformu aboneliği ve bakım anlaşması süren giderlerdir. Tek tek küçük görünürler ama bir yıla yayıldığında toplamları ciddi bir kalem tutabilir.

Bunların her birinin yenileme tarihini tek bir tabloya yazın. Ödemenin hangi karttan çekildiği, hesabın kimin adına kayıtlı olduğu ve yenilemenin otomatik olup olmadığı da aynı tabloda dursun.

Hesaba katılmayan kalem: zaman

Metinleri yazmak, fotoğraf çekmek, gelen mesajlara cevap vermek ve sosyal medya paylaşımı hazırlamak birinin vaktini alır. Bu işi siz yapacaksanız işletmenin başka bir işinden vakit ayıracaksınız, bir çalışana verecekseniz onun mesaisinden. Faturası gelmediği için genellikle bütçeye yazılmaz ve en çok aksayan iş de bu olur.

Para hangi sırayla harcanmalı

Önce sahip olacağınız şeylere

İlk harcama alan adına, kurumsal e-postaya ve sade ama çalışan bir siteye gitmeli. Bunlar yıllarca kullanacağınız altyapıdır. Kendi adınıza kayıtlı oldukları sürece ajans ya da çalışan değişse de sizde kalırlar. Bu adımların hangi hafta atılacağını ilk 90 günlük yol haritası yazımızda sırasıyla anlattık.

Sonra ölçüme ve içeriğe

Google Search Console ve Google Analytics gibi ölçüm araçları ücretsizdir, ama doğru kurulmaları için birinin vakit ayırması gerekir. İçerik de aynı şekilde emek ister: müşterilerin sorduğu sorulara cevap veren sayfalar ve yazılar. Bu iki kalem, sonraki harcamaların işe yarayıp yaramadığını görmenizi sağlar.

En son reklama

Reklam parası, sitenin ziyaretçiyi müşteriye çevirebildiğini gördüğünüzde harcanmalıdır. Siteye gelenlerden bazıları sizi arıyor ya da form dolduruyorsa reklam bu sayıyı artırır. Kimse aramıyorsa reklam yalnızca kimsenin aramadığı ziyaretçilerin sayısını artırır.

Bu aşamada yapmayın: bütçenin çoğunu ilk aya koymak

Bütçenin tamamını ilk aya, yani tek seferlik kurulum kalemine yığmak kolaydır. Oysa yayından sonraki aylarda çıkacak düzeltmeler, eklenecek sayfalar ve deneyeceğiniz reklamlar için de para gerekecek. Kurulumu sade tutup kalan parayı sonraki aylara ayırın.

Bütçeyi bölmenin pratik yolu

Burada oran vermek yanıltıcı olur, çünkü bir kuaförle bir üretim firmasının ihtiyaçları çok farklıdır. Ama her işletme parasını şu dört kalemde düşünebilir:

• Kurulum: alan adı, site, ilk içerikler ve ölçüm araçlarının kurulumu. Bir kez ödenir.
• Sürdürme: hosting, e-posta, lisanslar, bakım ve güncelleme. Site yayında kaldığı sürece her ay ya da her yıl ödenir.
• Büyüme: yeni içerikler, reklam denemeleri ve yeni özellikler. Ölçümden gelen veriye göre artırılır ya da azaltılır.
• Yedek: beklenmeyen bir arıza, ek bir istek ya da çıkan bir fırsat için kenarda duran pay.

Planı yaparken önce sürdürme kalemini bir yıllık olarak hesaplayın. Bu para ödenmezse site kapanır, e-postalar durur. Kurulum ve büyüme kalemlerini, sürdürmeyi güvenceye aldıktan sonra kalan paradan ayırın.

İlk yılı aylara yaymak

Dört kalemi belirledikten sonra bunları bir takvime yerleştirin. Kurulum ilk iki aya, ölçüm araçlarının kurulumu ikinci aya düşer. Sürdürme giderlerini hangi ay ödeyeceğinizi yazın; alan adı ve hosting yenilemeleri genellikle yılda bir kez, aynı döneme denk gelir.

Bir pastane düşünün. İlk ay alan adını, e-postayı ve tek sayfalık siteyi kurar, ürün fotoğraflarını çektirir. İkinci ve üçüncü ay, bayram ve özel gün siparişleri için birkaç sayfa ekler. Dördüncü ayda elindeki veriye bakar ve siteden gelen siparişler artmaya başlamışsa, yılbaşından önceki haftalar için küçük bir reklam denemesi planlar. Reklam parası ilk günden ayrılmıştır ama harcanması, işe yaradığını gösterecek bir veri oluşana kadar bekler.

Sezonluk çalışan işletmelerde bu takvim daha da önemlidir. Yoğun dönemden önceki iki ay, sitenin hazır ve ölçümün çalışır durumda olması gereken aylardır. Yoğun dönemin ortasında site yaptırmaya kalkmak hem sizin hem de çalıştığınız ekibin vaktini sıkıştırır.

Teklifleri okurken bütçenizi koruyun

Kalemlerin ayrı yazılmasını isteyin

Tek satırlık bir "web sitesi" teklifi, içinde neyin olduğunu göstermez. Tasarım, yazılım, içerik girişi, hosting ve bakımın ayrı satırlarda yazılmasını isteyin. İki teklifi ancak bu şekilde yan yana koyup karşılaştırabilirsiniz.

İkinci yılın maliyetini sorun

Bazı hizmetler ilk yıl indirimli başlar, sonraki yıllar normal fiyattan yenilenir. Hosting, alan adı ve platform abonelikleri için ikinci yıl ne ödeyeceğinizi teklif aşamasında yazılı olarak öğrenin.

Dahil olmayanları listeleyin

Teklifte yazmayan her iş sonradan ek ücret konusu olabilir. Kaç revizyon hakkınız olduğunu, metinleri siteye kimin gireceğini ve yayından sonra çıkan bir hatanın düzeltilmesinin ücretli olup olmadığını sorun. Aldığınız cevapları teklife ekletin.

Sahipliği de bütçe kalemi sayın

Alan adı, hosting ve ölçüm hesaplarının kimin adına açılacağı ilk bakışta teknik bir ayrıntı gibi durur. Oysa bu hesaplar ajansın adına açıldıysa, ileride başka biriyle çalışmak istediğinizde hesapları devralmak için ek ücret ödemeniz ya da her şeyi baştan kurdurmanız gerekebilir. Teklifte hesapların sizin adınıza açılacağının yazmasını isteyin.

Harcamanın karşılığını ölçmek

Her harcamanın yanına, karşılığında ne beklediğinizi yazın. Reklam için bu, gelen arama ya da form sayısı olabilir. Yeni bir içerik için Google'dan gelen ziyaretçi, yeni bir özellik için onu kullanan müşteri sayısı.

Üç ayda bir bu listeye bakın. Karşılığı görülmeyen kalemi kesin ya da yöntemini değiştirin, sonuç veren kaleme yedekten pay aktarın.

Bazı harcamaların karşılığı geç gelir. Bir yazının Google'da ziyaretçi getirmeye başlaması aylar alabilir, reklam ise ödediğiniz gün sonuç verir ve durdurduğunuz gün biter. İkisini aynı sürede değerlendirmeyin. İçerik için daha uzun, reklam için daha kısa bir bekleme süresi belirleyin.

Sık yapılan beş hata

1. Yalnızca kurulum fiyatına bakmak. Aylık ve yıllık giderleri hesaba katmayan bir karşılaştırmada en ucuz görünen teklif, iki yıl sonunda en pahalısı olabilir.
2. Yenileme tarihlerini takip etmemek. Kartın süresi dolduğu için yenilenemeyen bir alan adı ya da hosting, siteyi ve e-postaları bir gecede kapatabilir.
3. Reklamı bütçenin merkezine koymak. Ölçüm ve içerik olmadan verilen reklam, para bittiğinde arkasında hiçbir şey bırakmaz.
4. Kendi zamanını bedava saymak. Metinleri "ben yazarım" diyen işletme sahipleri, yoğun bir dönemde bu işi sık sık aylarca erteler.
5. Yedek ayırmamak. Bir eklentinin güncellemeden sonra bozulması ya da yasal bir düzenleme yüzünden sitede değişiklik gerekmesi planda yoksa, ya iş yarım kalır ya da başka bir kalemden para çekilir.

Bütçe planlama kontrol listesi

Yaptıklarınızı işaretleyin. İşaretsiz kalan ilk madde, sıradaki işinizdir.

• ☐ Tek seferlik ve süren giderlerimi ayrı ayrı yazdım
• ☐ Bir yıllık sürdürme maliyetini hesapladım
• ☐ Bütün yenileme tarihleri tek bir tabloda
• ☐ Yenilemelerin hangi karttan ve kimin adına yapıldığını biliyorum
• ☐ Alan adı, hosting ve e-posta hesapları benim adıma kayıtlı
• ☐ Metin, fotoğraf ve sosyal medya işini kimin yapacağı belli
• ☐ Aldığım tekliflerde kalemler ayrı ayrı yazıyor
• ☐ İkinci yıl ödeyeceğim tutarı yazılı olarak öğrendim
• ☐ Teklife dahil olmayan işlerin listesi elimde
• ☐ Reklam bütçesini ölçüm kurulduktan sonraya ayırdım
• ☐ Beklenmeyen işler için bir yedek pay bıraktım
• ☐ Her harcamanın karşılığında ne beklediğimi yazdım

Nereden başlamalı

İşe, şu anda ödediğiniz dijital giderlerin listesini çıkararak başlayın. Bu listeyi yaparken unutulmuş bir abonelik ya da kimin adına olduğu belirsiz bir hesap çıkması sık görülen bir durumdur. Yeni bütçeyi bu listenin üzerine kurmak çok daha kolaydır.

Kalemleri kendi durumunuza göre birlikte çıkarmak isterseniz bize yazın.